Savez-vous ce qu’est le space planning ? Beaucoup l’ont surement déjà entendu mais beaucoup ne savent pas en quoi il consiste exactement. Et bien avant de vous raconter mon expérience ou plutôt notre expérience je vais vous dire en quelques mots ce que c’est exactement et son principe. Ce n’est pas très compliqué bien sûr mais je pense que quelques explications de plus vous aideront.
Ma propre définition
Oui, précisons le bien, c’est ma compréhension du space planning que je vais vous dire ici, pour éviter tout malentendu.
Organisation, espace de travail, économie d’espace, déménagement, ce sont les premières choses qui devront vous venir en tête quand vous parlez de space planning, que je traduis littéralement par « planification d’espace».
En effet, il s’agir d’organiser un nouvel espace de travail lors des déménagements notamment pour entreprise grande et petite. C’est-à-dire, créer un nouvel espace de travail en tenant compte de chaque m² mais surtout du confort et de l’adaptation des employés à leur nouvel espace de travail.
Ainsi, chaque m² compte-t-il, il faut bien savoir comment les utiliser pour gagner de l’espace, afin de réduire les dépenses en immobilier de l’entreprise qui devient de plus en plus cher. Avec le space planning qu’on associe bien avec le planning déménagement, on a pu voir comment nos collaborateurs font face aux éventuelles organisations dans son lieu de travail, ou encore quelques sont leur besoin en matière d’organisation. Ce n’est pas un travail d’amateur il faut le dire, et comment ? Tout simplement par ce qu’il ne s’agit pas que d’aménager l’espace mais de le rendre agréable aux yeux mais surtout à sa performance en décorant l’espace. Désormais, ce faire, il est préférable d’appeler un space planner. Magnifique non ? Moi-même faisant tout agencement dans nos locaux était un peu réticent à l’idée de les appeler mais j’ai-je me suis laisser tenter, on a du transférer nos bureaux donc il fallait bien aménager le futur local. Et je n’ai pas du tout regretté, c’est au-delà de ce que j’espérais.
Déménagement réaménagement
En fait, ce que le space planner a fait était d’optimiser l’espace de travail en créant une ambiance « coût-occupation-satisfaction » c’est-à-dire, équilibrer le coût d’aménagement, d’occupation du nouveau local et la satisfaction des occupants. On a bien sûr, travaillé auprès de notre expert tout au long du déménagement-aménagement, et c’est très intéressant. Au début, quand il me posait des questions et des questions, ça m’énervait un peu car on a l’impression que c’est encore à moi de faire le travail à sa place, mais un peu plus tard j’avais compris qu’en fait il avait besoin de connaitre nos habitudes, le budget qu’on prévoit pour l’aménagement déménagement.
Le travail devait se faire vite pour éviter toute perte de temps, et d’argent, donc on a tout de suite commencé par aménager les bureaux. Et maintenant tout le monde s’y met, afin que chaque salarié se sente à l’aise dans son nouvel espace (à titre de rappel nous sommes une petite entreprise) ;
Evidemment, avant de passer à tout cela, on a fait un planning déménagement quelques semaines avant. On a fait savoir aux salariés qu’on va bientôt quitter les lieux pour un autre un peu plus grand tout en leur donnant des détails sur comment cela va se passer.
Mais avant même d’envisager le space planning, on a dû faire transférer les lignes téléphoniques, le gardiennage, ménage etc, les clients ont été informés du transfert d’adresse ainsi que des futurs travaux dans le futur local.
A noter que le cout du déménagement est très cher, c’est ainsi qu’on ne veut perdre aucun m², 170€ pour certains postes de travail à 200€ pour d’autres. Chaque branche collabore étroitement avec le space planner et son équipe afin que le travail soit bien organisé.
On passe maintenant au choix des mobiliers, on a fait participer tout le monde histoire de voir avec quel genre de meuble ils sont plus à l’aise mais on leur a proposé évidement ce qu’on voulait faire (offrir le même mobilier à tout le monde, et heureusement tout le monde a trouvé cette idée intéressante. Ces meubles avec le conseil du pro, seront à multiple fonction.
Bref ! Ce fut une belle expérience, je sais que je n’ai pas tout détaillé, mais j’ai tout de même dit l’essentiel non ! Enfin je crois ! L’esprit du space planning est tout simplement basée sur les activités de l’entreprise, ses besoins surtout des salariés. Il est important de faire connaitre au space planner tout le fonctionnement de l’entreprise pour que tout se déroule bien. Un bon résultat, nous avons maintenant un espace plus confortable et plus uniformisé ! Au final, cela ne coute pas autant, si l’on voit à quoi ressemble nos locaux, on se croirait dans une très grandes entreprises !!
